職場軟實力 Archives - 太平山青年商會

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職場軟實力

上司應有的人格魅力

(網上圖片) 個人認為，不怕入錯行，只怕跟錯老闆！基本上，上司委派任務給下屬絕對是合情合理的事，下屬妥善完成任務也理所當然。但有的上司會把所有功勞盡領，這種善於騎劫功勞的，不配叫上司，而該叫「騎司」！下屬執行任務時有所偏差，有的上司為求自保會把責任歸咎於下屬，甚至乘機指三罵四，這種把屬下當成祭品的，不配叫上司，而叫「祭司」！若果上司會把自己的錯誤嫁禍下屬，自己有病還亂咬人的，肯定就是「喪司」。那麼下屬為了執行任務而飽受委屈，上司不但沒有責備，還果斷地以清晰思路，強而有力的狀態，以及大無畏的精神，在群眾面前冒著被部分媒體及權貴批死鬥死的風險，挺身開腔不甘、也不想再看見自己下屬工作受到屈辱，還風趣幽默地以一句「官到無求膽自大」來形容自己！具備這等大將之風的當然叫「政務司」! 實在敬佩(時任政務司司長)現任特首林鄭月娥的鐵娘子個性。因為在這年頭，有理不屈，強而不朽，勇於堅守自己的原則與觀點，顯示出骨氣的人實在少之有少！個人甚至認為，林鄭的這種行為，實在值得每位當上司、父母、師長的領導者好好學習！原因有二：第一講大話！並非說謊的意思，而是說「大智慧」的話。這番說話提醒大眾不能以懲罰的手段來對待協助自己的人！舉例：牙醫讓你等候，那麼便要他得到蛀牙來體驗你的痛楚嗎？另外更提醒了全體公務員，公僕身分與尊嚴不容被侵犯，官員更要注意自身代表性，不可以因個人決定而喝水，製造不良的先例。第二贏公信！作為全港公務員的上司，眼見下屬受到欺壓，憑真理開腔清晰表達自己的立場與盼望，使下屬感受到保護與關懷，下屬怎麼可能不喜歡這種老闆呢？為人上司要注意自己的人格魅力，別要當「騎司」、「祭司」和「喪司」！撰文：劉丹心國際身心語言專業進修學院創辦人。本欄針對強化工作心態為主（以「職場軟實力」探討不同個案），為打工仔及企業打氣。

November 28, 2017

如果機會是水，你的杯有多大？

(網上圖片) 久不久都會聽到有人抱怨沒有機會，說別人、公司、社會、上天根本沒有給予他機會。但其實，所有機會都是與你的能力掛勾的，與其擔心有無機會，不如擔心下自己有無能力。人們慣常說沒有機會，卻很少反省自己有無足夠的能力，真相是，機會不會自已來的，要我們先擁有能力才會擁有機會。世上機會十分多我相信這世界存在著很多機會，就好像水這麼多，但你可以獲得多少機會，就要看你的能力。沒有杯，又如何裝到水呢？當你擁有一個能力，你就擁有了一隻水杯，當你擁有很多並很有用的能力時，你就擁有了多隻大水杯。有人會質疑，擁有再多的杯，但沒有水都是無用的。這點絕對不用擔心，機會從來都不是問題，世上機會之多令你驚訝，機會從來不缺，所缺的只是能力，只要有杯，自然會吸引到水來。即是水一直都存在，問題是你是否知道它的存在，及有無本事去裝得到。可能你會疑惑，機會真的那麼多，為何我看不到呢？首先，發現機會本身已是一種能力。而當你不斷提升自己，裝備自己，你的能力圈會提升，即接觸到機會的範圍會擴大，同時，真正的強者不止等待機會，更會為自己創造機會。機會與能力兩者有絕對的關係，假設你有10個能力，那便有10個機會，若你想要有100個機會，那麼你只需要擁有100個能力就行了。有人常抱怨沒有機會，但事實往往是機會在你身邊擦身而過，又或因能力有限，而無法承受得起這個機會。當你不斷提升自己的能力，你不止發現機會越來越多，更發現機會是向著你自己走來的，因為機會都會尋找能承受得起這個機會的人。「機會」是不會將機會給予無能者的，「機會」只會將機會留給有能者，所以，我們必須先擁有能力，才可擁有機會。

September 29, 2017

管人不如管心

(網上圖片) 一位部門副手對其直屬領導說：「這些日子你總突如其來委派特別的任務給我，害我無法作最好準備，把事情做好！」作為領導，總會碰上下屬對工作處境的抱怨，這些抱怨輕則引發溝通矛盾，重則影響團隊士氣，擾亂軍心。事實上管人不如管心！以優雅且有力的說話直接衝擊對方的信念，從而達致改變對方信念，暗自配服的果效。要有效回應對方，首先須「分析語意」。以上文那位副手的句子為例，這句說話的語意有3個重點：1.表達對突如其來的委任感到煩厭；2.表達做好事情是需要有足夠的準備；3.表達想做好事情。深層的信念有兩個：1.不可能在倉猝的時間內把事情做好；2.把事情弄垮的責任都歸咎於上司。據此可按以下步驟作出回應： 1.正面動機—要訣：逆來順受，先認同後引領。雖然對方的說話往往都不順耳，但對他來說肯定自覺觀點正確，否則便不會說出來。認許對方的正面動機是「贏取親和溝通」的竅門，做法是代入對方世界，理解其說法的背後動機—信念。記著，對其想法表示理解，並非等同接受。回應句：我對你這麼在意自己的表現感到高興，足證你是個有要求、做事認真的人。 2.呈現後果—要訣：捉緊謬誤，放大延伸。基於「我念」總有所執，說話難免因偏執而帶負面性，且往往是不自覺的，所以若能帶領對方從較長遠的結果上看這些想法，就像用放大鏡把負面信息的謬誤顯露出來一樣！回應句：不過這個說法暴露了你辦事缺乏彈性與機動性，只適宜擔當一些刻板且重複的任務，這些工作就算做得更好，也凸顯不到你的價值。在既定條件下才可以把事情做好，展示了你做事欠缺靈活性。 3.重新定義—要訣：移形換影，淡化負面信息。這是種修辭技巧，當對方以「糟了」來形容所發生的事時，以層級較淺的形容詞如：失敗、出亂子、差池、出事、麻煩等字眼來轉移對方的抱怨，以淡化負面能量的產生。回應句：似乎我對你的信任與賞識，遠高於你可承受的範圍。機動性的工作安排，確是一種讓人感到壓力的挑戰。撰文：劉丹心　國際身心語言專業進修學院創辦人。本欄針對強化工作心態為主（以「職場軟實力」探討不同個案），為打工仔及企業打氣。

August 27, 2017

平步青雲法則

(網上圖片) 許多在職朋友會天真地認為，只要願意進修增值便能讓自己平步青雲。我不反對進修，只是不太贊成過度迷信、依賴「沙紙」的功效，因為真正的增值是種修煉！過程需要經歷「知、明、信、行」4個階段來加以內化，使知識變成自己能夠掌控自如的能力。內化的4個階段知—就是知道的意思。不求甚解麻木運用所知道的，往往會因為一知半解而失敗。所以電視節目常會告誡我們，表演者均經過長時間訓練，別盲木模仿以免對自己做成傷害。「知道」就像衣服上的一個襟章，裝飾為主徒具虛形。明—就是明白的意思。學習宜帶著好奇心，凡事不厭其煩尋根究底，才有可能通曉事情的真相。例如雖然都是衣服，卻甚少人會在冬天穿上夏裝，理由是了解與明白甚麼時候該作甚麼選擇。「明白」就像是選擇衣服匹配天氣的一種能力，有了它可以保障我們所選擇的做法不會有所差錯。信—就是信任的意思。我們的想法才是主人，沒有主人的同意，任何可行的辦法也無法實踐!欠缺信任基礎的智慧，就好像從來不穿的衣服一樣，有沒有也沒有分別。「信任」就像是我們對服飾的接受與信賴，有了它才可身心一致地運用所有智慧。行—就是行使的意思。是把知識放進身體裡，識得據為己用的過程，所謂「練拳不練功，到老一場空！」沒有認真實踐或應用過的知識難以內化。「行使」就像把時裝店內窗櫥上掛著的服飾帶回家一樣，是真正的擁有與具備，甚麼時候穿上，甚麼時候存起，絕對是一種得心應手的過程。沒有準備在增值進修過程中提升自我能力的話，還是省點錢及時間別進修好了！因為進修的真正意義是提升自己的實力，只做到合格而未可精通只會成為一個高分低能的員工，只有願意堅守知、明、信、行4個學習原則，不斷琢磨自己，才可以成為任何公司所追尋的人才。因為每天工作都在追求自我精進，相信熟能生巧，巧能生妙！具有這種氣質的員工，必然會容易受到注目，事業運也會隨之而來。撰文：劉丹心國際身心語言專業進修學院創辦人。本欄針對強化工作心態為主（以「職場軟實力」探討不同個案），為打工仔及企業打氣。

兩招化解溝通矛盾

(網上圖片) 在職朋友，也許都會遇過工作上溝通困難。例如：無法與其他部門或同事取得共識、難以激勵下屬或同事投入工作、對突然發難的客戶或上司感到無奈……等。到底此類溝通矛盾是否可以避免，讓自己的工作效率有所提升？第一：理解他人這一點聽上去有點老生常談，卻是最難解決的一關，原因有二：其一是沒有情操去理解對方，其二是欠缺理解他人的原則。所謂原則就是量度他人的方法。讓我舉個例子：忙於協調搬新寫字樓的行政部負責人，就寫字樓的位置更新安排，與不同部門的負責人鬧得很不愉快，其他部門強調希望間隔與過去一致，無須下屬花太多時間適應；行政部則想出很多嶄新的安排以節省更多地方。這當中其實沒有任何一方有錯，只是對事情的取態不一樣而已。兩者的出發點都希望節省資源，一個著重時間，另外一個則著重空間。前者是一種「避免式」的價值觀，後者則是一種「趨向式」價值觀；時間觀上前者側重「過去」的方便，後者則關注「將來」的方便。除非相互理解立場何解不同，加以討論整合一致共識，否則溝通上的矛盾是不會止息的。能有效分析雙方的立場差異，猶如讀懂他人的內心一樣，理解別人自己也不理解的部分。至於是否具備願意理解對方的情操，則與個人的情緒智商有關，常抱好奇心便好了！第二：從心認許每個人內心總期望受到他人的認同，「認同」就好像小時候老師所蓋的小白兔章一樣永遠受人歡迎。注意認同他人並不等同擦鞋、誇獎對方，以免深化矛盾。每逢遇到相反意見時，說話宜先認許對方的正面動機，所謂正面動機就是每個行為、決定背後的理由。以上述事件為例：「我十分明白你積極削減我們的工作空間，最終也是希望替公司節省成本！但公司要成功除了要控制成本以外，還需控制質量……」記住要先認許對方的正面動機，然後再道出自己的立場，那必定永遠「有」朋友做，老闆也會對你的高職場EQ另眼相看。撰文：劉丹心　國際身心語言專業進修學院創辦人。本欄針對強化工作心態為主（以「職場軟實力」探討不同個案），為打工仔及企業打氣。

良好溝通要有彈性

(網上圖片) 職場上每個人都總有個老闆，連老闆也不例外！所以職場就是一個巨大的溝通關係網絡，簡單來說，做不好關係管理便難「有運行」！讓上司不安「冇運行」 Daisy是一位市場部助理經理，一直寄望能再上一層樓，所以勤奮有勁地工作。雖然她表現也算不錯，惟其上司總覺得她做事粗疏大意，因為每次委派任務，她總在進度匯報上顯得未夠詳細，往往都只精簡地說出一兩個重點，所以上司認為她不夠細心，更在心裡覺得難以委託重任，因此上司從來沒想到要推薦她升職。上司該不該憑心裡感覺評估員工，是非難辨；但讓上司不安的員工卻肯定「冇運行」！所以切不可因為自覺本領高強而忽略與人的關係維護，否則易引起別人的懷疑而折扣了自己的功勞。與Daisy同級的Cecil做事不比Daisy出色，但上司對她的信任度卻剛好與Daisy相反。每次上司交託任務時Cecil都點頭表示細心聆聽，更不時重複上司的重點，匯報進度時會準備好充足資料，更願意不厭其煩地詳細解說，讓上司覺得她做事非常仔細可靠。因此上司心裡決定若有出缺便會推薦Cecil上位。調整自己溝通方式溝通第一道最大的障礙，就是了解他人。Cecil這次贏得上司信任，純屬與上司「嘴形」而已，相信換了另一位上司的話，故事的劇情可能會改寫。所以重點不在於你的工作習慣與風格，因為這該可以輕易調節。重點其實在於你是否了解老闆的「溝通習慣」與「溝通需求」。正如以上案例，由於Cecil 與上司的溝通習慣明顯比Daisy匹配，人在心理上總會較接受相似的物事，所以上司與Cecil互動起來會比較心安，因為上司的主觀感覺主導著決定！溝通的第二道障礙就是個人溝通形式的彈性。許多朋友都不願意為體貼他人感受而調整自己的溝通方式，情況就如認為自己的方式就是百合匙，這觀點非但沒有道理，也沒有可能！記住，除辦事能力外，溝通也是非常重要的本領。撰文：劉丹心　國際身心語言專業進修學院創辦人。本欄針對強化工作心態為主（以「職場軟實力」探討不同個案），為打工仔及企業打氣。

經理的吸引力法則

(網上圖片) 「你們每一位都是無可替代的！」「你們每一位也都非常輕易被替換！」以上兩句來自日本勵志劇集《無價人生》的對白，展示出兩種對待下屬的不同心態，迥異的心態讓前者最終得到1,507位員工的支持，後者則受到1,507位員工的唾棄，最終導致公司股價暴跌失敗收場。所謂得民心者得天下，也許這正正就是一個好的例子。所以無論你是一位經理、部門主管甚至執行官，人員資產對你的意義，主導著團隊成功與失敗，因為真正在戰場上作戰的，並非將領而是軍人，一個無法取得軍人支持的將領，不但難以克服具挑戰性的任務，甚至連進行最簡易的任務時，也會變得困難重重。資歷或經驗並非主要因素若出眾資歷或經驗蒙蔽了你對人的關注與尊重，那麼你將很有可能成為下一位被下屬唾棄的經理。因為經理的魅力，在於有否擔當經理的說服力；說服力所指的是個人是否具良好的品德、品格，跟資歷或經驗完全無關。因為就算是經驗老到又或資歷深厚的人，也不一定懂得待人之道，情況有如「識字不等於識表達自己一樣！」二次大戰時，盟軍最高統帥著名的艾森豪威爾將軍，雖然從未正式單獨指揮作戰，卻有能力一統互不咬弦的英美將領，使他們能通力合作，取得節節勝利。最後這種能夠使內部團結一致、上下一心的領導魅力，更使他成為美國第34任總統。可見個人魅力與說服力的力量。當個好經理由此可見，當一個好經理一切須從身心開始，「身」是指個人的定位，包括：個人追求、做事取態、身分角色等；「心」是指待人之道，包括：關心、尊重、誠意、熱誠等。要當暴君還是明主，絕對是一種選擇。撰文：劉丹心國際身心語言專業進修學院創辦人。本欄針對強化工作心態為主（以「職場軟實力」探討不同個案），為所有打工仔及企業打氣。

February 27, 2017

職場軟實力關係管理

(網上圖片) 俗語說：「識人比識字重要！」這句話在中國人文化當中尤其確切。句中所指的「識人」，其實是指與人有「良好關係」。相信讀者都不抗拒擁有良好的人際關係，因為具備良好的關係管理力特別有利於職場發展，對外更容易找到新機會，對內則更易得到支持，以至可以事半功倍。所以做好關係管理工作，絕對是處身職場最重要的工作之一！尊重他人 Andy雖是位優秀IT人，但不論上司、伙伴與下屬都不喜歡他，理由是在他眼中其他人都不及自己，驕傲使他在工作過程中只講事實而忽略關係，任何人都是他得罪的對象。老闆最後並沒有提升他，理由是想避免深化組織內部矛盾。關係管理的核心—「良好關係」，該從心態開始，孫悟空取西經也非單憑一己之力，所以宜多尊重他人。溝通策略錯配 Sandy很享受「溝通」，溝通時往往能鉅細無遺地把事情描述得清清楚楚，但上司卻不很認同她，並評價她為不夠果斷、不夠效率，更往往避免與她接觸，理由是不願聽取她「詳細」的匯報。這與每個人在溝通過程中的感官需求不一樣有關，因為每人對物事的攝取與儲存有著不同習慣，善於運用圖象、聲音或感受會衍生不同習慣，所以每人的「感官取向」都不盡相同。 Sandy 對語話（聲音）較重視，反映她慣運用「聽覺」，此類朋友相信細緻的描述對溝通非常重要；反觀其上司則以「視覺」為主導，喜歡他人以圖像或重點化的方式與之溝通，這種取向在溝通中追求效率與速度，對娓娓道來的描述會感到極不耐煩！所以Sandy無法與上司建立親和關係的死因並非工作能力，而是溝通策略的錯配！ TIPS 歌神也有快歌、慢歌、情歌、勵志歌以迎合不同聽眾需要，所以切忌只用自我感覺良好的方式與人溝通，宜採「先通感後親和」策略，先從微觀的角度分析，再調校溝通策略，必事半功倍。劉丹心 sam@iipnlp.org 國際身心語言專業進修學院創辦人 www.iipnlp.org

January 31, 2017